Voor de Servicedesk zonder knoppenstress

Download het volledige document als PDF: SharePoint uitgelegd – Voor de Servicedesk zonder knoppenstress.pdf

Versie: 1.1
Datum publicatie: 10 juni 2025

---

SharePoint uitgelegd – Voor de Servicedesk zonder knoppenstress is een praktische handleiding voor Servicedeskmedewerkers die gebruikers ondersteunen bij het werken met Microsoft SharePoint. Hoewel deze medewerkers geen beheerdersrechten hebben, is basiskennis essentieel om gebruikersvragen efficiënt op te lossen of gericht door te verwijzen.

Navigatie & basisgebruik

SharePoint is een samenwerkingsplatform van Microsoft, veelal gebruikt voor documentenbeheer, kennisdeling en samenwerking via Teams en OneDrive. Gebruikers navigeren naar sites via de browser of Teams. Een site bevat meestal een startpagina met nieuws en webonderdelen, documentbibliotheken en lijsten.

Documentbeheer

Een van de kernfuncties van SharePoint is documentenbeheer. Gebruikers kunnen bestanden uploaden, openen (via de browser of app), bewerken, downloaden en delen. Belangrijke aspecten zijn versiebeheer, waarbij eerdere versies van bestanden kunnen worden hersteld, en het uitchecken van documenten om bewerkingen door meerdere gebruikers te voorkomen. Ook het verplaatsen of kopiëren van bestanden tussen mappen en bibliotheken is mogelijk, net als gericht zoeken binnen sites.

Lijsten en bibliotheken

Naast documentbibliotheken gebruikt SharePoint lijsten voor gestructureerde gegevens, zoals inventarislijsten of meldingsformulieren. Servicedeskmedewerkers dienen het verschil te begrijpen: lijsten bevatten rijen en kolommen met data, bibliotheken bevatten bestanden. Gebruikers kunnen items toevoegen, bewerken of verwijderen en lijsten sorteren of filteren. Weergaven bepalen hoe data wordt gepresenteerd, zoals “Mijn meldingen” of “Groeperen per afdeling”.

Samenwerken via SharePoint

Samenwerking is een belangrijk onderdeel van SharePoint. Gebruikers kunnen gelijktijdig werken in documenten. Elk kanaal in Teams is gekoppeld aan een map in een SharePoint-site. Daarnaast is er verwarring mogelijk tussen OneDrive (persoonlijke opslag) en SharePoint (teamsites). Synchronisatie maakt bestanden lokaal beschikbaar via Verkenner. Meldingen kunnen gebruikers helpen om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

Veelvoorkomende problemen oplossen

De handleiding behandelt veelvoorkomende problemen zoals:

• Foutmeldingen bij openen van bestanden
• Vergrendelde documenten
• Verwijderde bestanden terughalen
• Toegangsproblemen (“Toegang geweigerd”)
• Synchronisatiefouten via OneDrive

Oplossingen omvatten onder meer herstarten van apps, openen in een andere browser, of het gebruik van herstelopties zoals de prullenbak.

Rechten en beveiliging

Toegangsrechten in SharePoint zijn verdeeld in drie niveaus: alleen-weergave, bewerken en eigenaarschap. Servicedeskmedewerkers kunnen niet zelf rechten wijzigen, maar wel gebruikers informeren over hoe toegang geregeld is en wanneer er contact moet worden opgenomen met een sitebeheerder.

Het is belangrijk dat medewerkers uitleg kunnen geven over het beheren van toegang, de verschillende type links bij het delen van bestanden en het corrigeren van verkeerd gedeelde of gevoelige documenten. Als gebruikers extra toegang willen geven of rechten missen, is het raadzaam dit over te laten aan de sitebeheerder.